Comment utiliser Trello pour rester organisé

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Trello est un outil de gestion de projet de style Kanban qui est un moyen visuel de voir toutes les tâches que vous ou votre équipe devez accomplir, ce qui permet de voir facilement ce que tous les membres de l’équipe font à un moment donné. Il est également gratuit, ce qui signifie qu’il est accessible aux petits et grands groupes et aux particuliers qui dirigent des entreprises ou qui souhaitent surveiller des tâches personnelles. Parmi les outils de gestion de projet, Trello est l’un des plus faciles à utiliser et à mettre en œuvre, mais son interface vide peut être un peu intimidante. Voici quelques conseils pour vous aider, vous et votre équipe, à tirer le meilleur parti de Trello, peu importe ce que vous suivez.

Qu’est-ce que le Kanban ?

Un processus de fabrication japonais que Toyota a mis en œuvre à la fin des années 40 informe le style Kanban de gestion de projet. L’objectif était d’augmenter l’efficacité de leurs usines en suivant les stocks en temps réel, à l’aide de cartes transmises entre les travailleurs sur le terrain. Lorsqu’un certain matériel s’est épuisé, les travailleurs en ont pris note, qui a atteint le fournisseur, qui a ensuite expédié l’article demandé à l’entrepôt. Ces cartes étaient souvent appelées Kanban, ce qui signifie signe ou panneau d’affichage en japonais. Alors, comment cela se traduit-il en gestion de projet ? Des logiciels comme Trello prennent ce concept de passage de lettres et de le mettre dans une interface visuelle, où les tâches sont présentées sur un tableau blanc virtuel et combinées avec la capacité d’une équipe à travailler. Fondamentalement, un framework aura trois sections : faire, faire (ou en cours), et c’est tout. Cependant, les équipes peuvent utiliser cet outil de la manière qui leur convient. Certains peuvent préférer un vrai tableau, tandis que d’autres veulent la commodité d’une solution virtuelle comme Trello.

Présentation de Trello

Trello utilise des tableaux, qui contiennent des listes et des cartes. Les cartes sont des projets (refonte de site Web, rénovation de salle de bain), les listes sont des tâches (graphiques, carreaux) et les cartes sont des sous-tâches ou des options (embaucher un designer ; tailles et couleurs des carreaux).

Une fois que vous avez décidé comment organiser vos listes, vous pouvez commencer à ajouter des cartes, qui peuvent contenir des listes de contrôle et des étiquettes. Les listes de contrôle sont un moyen de diviser les tâches en sous-tâches. Par exemple, si vous utilisez Trello pour planifier des vacances, vous pouvez avoir une carte pour un restaurant que vous souhaitez essayer, avec une liste de contrôle qui comprend la réservation, la recherche des meilleurs plats et la vérification s’il est adapté aux enfants.

Ajouter une liste de contrôle à une carte Trello.

Vous pouvez utiliser des étiquettes pour représenter le statut d’une carte (approuvée, soumise, etc.) ou d’une catégorie (science, technologie, arts, etc.) ou de toute étiquette que vous aimez. Ensuite, vous pouvez lancer une recherche qui affichera toutes les cartes liées à la science ou toutes les cartes approuvées, par exemple. Cependant, vous n’avez pas besoin d’ajouter un titre à une étiquette ; vous pouvez également les utiliser pour le codage couleur (jusqu’à 10 couleurs sont disponibles ; une option daltonienne est disponible).

Ajout d'étiquettes et de codes de couleur à une carte Trello.

Lorsque vous commencez à travailler et à effectuer des tâches, vous pouvez facilement faire glisser et déposer des cartes d’une liste à une autre, et éventuellement archiver des cartes et des listes lorsque l’interface devient compliquée.

Notifications Trello et applications mobiles

Les utilisateurs peuvent attribuer des cartes aux membres de l’équipe et ajouter des commentaires, des pièces jointes, des étiquettes à code couleur et des dates d’expiration. Les membres de l’équipe peuvent @mentionner d’autres personnes dans les commentaires pour démarrer une conversation. Trello accepte les fichiers de votre ordinateur et des services de stockage en nuage tels que Google Drive, Dropbox, Box et OneDrive. Une belle intégration de courrier électronique est également incluse. Chaque carte a une adresse e-mail unique que vous pouvez utiliser pour créer des cartes (tâches). Vous pouvez également envoyer des pièces jointes à cette adresse e-mail. Mieux encore, lorsque vous recevez une notification par e-mail, vous pouvez y répondre directement au lieu de lancer Trello. Les notifications, y compris les mentions et les commentaires, sont disponibles dans les applications mobiles, un navigateur de bureau et par e-mail. Trello propose des applications pour iPhone et iPad, des téléphones, des tablettes et des montres Android et des tablettes Kindle Fire.

Trello Power-Ups et Trello Gold

Trello propose plus de 30 fonctionnalités et intégrations complémentaires, qu’il appelle des power-ups. Des exemples de mises sous tension incluent une vue de calendrier, un répéteur de carte pour les tâches récurrentes, ainsi que l’intégration avec Evernote, Google Hangouts, Salesforce, etc. Les comptes gratuits incluent une mise sous tension par carte. Toutes les fonctionnalités de base de Trello sont gratuites, bien qu’il existe une version payante appelée Trello Gold (5 $ par mois ou 45 $ par an) qui ajoute quelques avantages, dont trois mises sous tension par carte (au lieu d’une). Il comprend également des arrière-plans et des autocollants attrayants, des emojis personnalisés et des téléchargements de pièces jointes plus volumineux (250 Mo au lieu de 10 Mo). Trello offre un mois d’abonnement Gold gratuit pour chaque personne que vous pouvez rejoindre Trello, jusqu’à 12 mois.